Office Manager

Over imec.istart

Wat ga jij doen?

• Je bent de drijvende kracht achter onze administratie: je maakt bestelbonnen, contracten en projectoverzichten op en je beheert projecten in ons CRM systeem (Salesforce). 
• Je beheert de bankrekeningen van onze investeringsfondsen samen met de Program Director en maakt hiervoor ook facturen op. 
• Je bereidt cijfers, rapporten en verslagen voor (zowel binnen imec als voor externe rapportering). 
• Je bent de verslaggever van de Raad van Bestuur van onze investeringsfondsen.
• Je denkt mee over en zorgt mee voor de opbouw van documentatie om de verdere groei van imec.istart (zowel lokaal als internationaal) te kunnen waar maken. 
• Je neemt administratieve taken met betrekking tot de internationale expansie op wanneer assistentie gevraagd wordt vanuit verschillende landen.
• Je krijgt de kans om samen te werken met diverse partners van imec en andere teams binnen imec (onder andere Finance en IT). 
• Je beheert de imec.istart mailbox.
• Je bent verantwoordelijk voor alle betalingen en voor ons abonnementsbeheer, zodat er continuïteit gegarandeerd kan worden voor de tools die we gebruiken.
• Je neemt de taak op als Team Coördinator: als superattente collega, verzorg jij de attenties voor speciale gelegenheden van het team (geboorte, huwelijk, etc.) en je organiseert de interne meetings, strategische dagen en teambuildings.
• Je bent diegene waar het gehele imec.istart team kan op rekenen om een handje bij te steken bij administratieve taken of praktische ondersteuning.

Wat wij doen voor jou

Wie ben jij?

• Heb jij een achtergrond in bedrijfskunde, -management, -economie of accountancy en een intrinsieke interesse in ondernemerschap?
• Heb je ook nog 3 tot 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie? Ideaal!
• Weet jij hoe vennootschappen werken? Dat is fijn!
• Heb je reeds gewerkt voor of met startups? Nog beter! Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels? Check!
• Je bent een kameleon die weinig moeite heeft met verandering? Top!
• Je bezit het talent om anderen aan te zetten tot actie? Ideaal!
• Je hebt oog voor detail en structuur en volgt projecten en processen nauwgezet op, afspraken en regels kom je steevast na? Top!
• Naast je organisatorisch talent, behoudt je overzicht en structuur, je schakelt snel en nauwgezet en met je klantvriendelijkheid communiceer je vlot en efficiënt.
• Je bent iemand die de prioriteiten snel kan ordenen, gezien timemanagement je planning beheert. Je hebt ervaring in het werken met verschillende tools (Salesforce, Microsoft Office 365, PowerBI...) en je kan je snel inwerken in nieuwe software? Ideaal!
• Overtuigd? Laat er geen gras over groeien en solliciteer nu! Wij kijken er naar uit om je te leren kennen.

IMEC and its affiliates will not accept unsolicited resumes from any source other than directly from a candidate. IMEC will consider unsolicited referrals and/or resumes submitted by vendors such as search firms, staffing agencies, professional recruiters, fee-based referral services and recruiting agencies (hereafter “Agency”) to have been referred by the Agency free of charge. IMEC will not pay a fee to any Agency that does not have a prior written agreement with IMEC, validated by its HR department, in place regarding a specific job opening and allowing to submit resumes.